E-Rechnung

Wachstumschancengesetz: E-Rechnungspflicht ab 1. Januar 2025

Das Wachstumschancengesetz sieht zum 1. Januar 2025 die Einführung der E-Rechnungspflicht für inländische Umsätze im Geschäftskundenbereich vor. Der bisherige Vorrang der Papierrechnung entfällt ab diesem Zeitpunkt. Als elektronische Rechnung gilt dann nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Demnach erfüllt eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung ab 2025 nicht mehr die Anforderungen an eine elektronische Rechnung. Die obligatorische E-Rechnung betrifft dabei inländische Umsätze im zwischenunternehmerischen Bereich. Rechnungsempfänger müssen bereits ab 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können. Anders als bisher ist die elektronische Rechnungstellung nicht mehr an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft. Für die Verpflichtung zum Versand von E-Rechnungen gelten Übergangsregelungen (gestaffelt, bis Januar 2028).

Im Rahmen unseres betriebswirtschaftlichen Beratungsangebotes unterstützen wir Sie gerne bei diesbezüglichen Fragestellungen.

E-Rechnung im Format XRechnung ist Pflicht bei öffentlichen Aufträgen des Bundes

Seit dem 27. November 2020 sind Lieferanten des Bundes verpflichtet, die Rechnungsstellung im Rahmen öffentlicher Aufträge in elektronischer Form vorzunehmen. In Deutschland ist grundsätzlich das Format XRechnung für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu verwenden.

Eine XRechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar und basiert auf einem XML-Format. Die Rechnungsinformationen können dadurch elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und medienbruchfrei weiterverarbeitet werden. Damit wird eine durchgehende digitale Bearbeitung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.

Viele Bürosoftwarelösungen sind in der Lage, eine Rechnung als XRechnung bereitzustellen. Wenn Sie bereits eine Softwarelösung im Einsatz haben, sprechen Sie Ihren Softwareanbieter am besten an, ob die Erstellung einer XRechnung integriert werden kann.

Denken Sie bitte auch an eine Speicherung und Aufbewahrung der Rechnungen, denn auch für XRechnungen gelten die  Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Eine XRechnung muss entsprechend der E-RechV Bund mindestens folgende Informationen enthalten:

• Leitweg-ID (wird im Standard XRechnung im Feld “Käuferreferenz” (BT-10) angegeben)
• Bankverbindung
• Zahlungsbedingungen
• E-Mail- oder De-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• Lieferantennummer*
• Bestellnummer*
  *sofern diese dem Rechnungssteller bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde.

Eingereicht werden XRechnungen über ein Verwaltungsportal des Bundes. Dabei gibt es zwei Varianten:

• Für Bundesministerien, Verfassungsorgane und Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung ist dies die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE).
• Für Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung steht die OZG-konforme-Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) zur Verfügung, die auch von den Bundesländern genutzt werden kann.

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 Checkliste zur Umsetzung der E-Rechnung

Webinar-Aufzeichnung E-Rechnung

Über die Plattformen kann die XRechnung nicht nur versendet werden. Es wird auch ein manuelles Erstellen von XRechnungen angeboten.

Sprechen Sie Ihre Auftraggeber am besten auf das Thema E-Rechnung an und klären Sie im Vorfeld ab, wie die Rechnungstellung genau erfolgen muss.

Ein Erklär-Video zur Erstellung bzw. Einreichung einer XRechnung über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) finden Sie hier.

Weitere Informationen finden Sie hier.

 Erklärvideo

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